Pages

13 Oktober 2011

PENGORGANISASIAN


Pengorganisasian adalah suatu proses penyusunan struktur organisasi yang sesuai dengan tujuan, sumber daya yang dimiliki, dan lingkungan yang melingkupinya.

Ada 4 aspek utama penyusunan struktur organisasi yaitu departementalisasi, pembagian kerja, koordinasi, dan rentang manajemen.

1.      Departementalisasi adalah pengelompokan dari berbagai aktifitas kerja suatu organisasi supaya berbagai aktifitas yang sama bisa digabungkan dalam satu unit kerja.
2.      Pembagian kerja, adalah rincian tugas/pekerjaan yang harus dilakukan seseorang agar setiap orang yang terlibat dalam organisasi bertanggungjawab melaksanakan aktifitas yang menjadi beban tanggungjawabnya.
3.      Aspek koordinasi yaitu proses pengintegrasian beberapa tujuan aktifitas pada satuan-satuan yang terpisah (departemen atau bidang-bidang fungsional) dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan-tujuan organisasi.  Ini untuk mencegah seseorang berbuat untuk kepentingannya sendiri.
4.      Rentang manajemen atau rentang kendali, adalah kemampuan manajer untuk melakukan koordinasi secara efektif yang sebagian besar tergantung kepada jumlah bawahan yang melapor kepadanya.

Struktur Organisasi.
Struktur organisasi dibentuk oleh pimpinan organisasi untuk menentukan dan memuat pembagian tugas dan tanggungjawab, dan mengembangkan hubungan dan jejaring dengan berbagai SDM yang berkaitan dengan organisasi.  Struktur organisasi dapat didefinisikan sebagai wujud sistem jaringan kerja terhadap tugas-tugas, pelaporan, dan komunikasi yang menghubungkan secara bersama-sama pekerjaan individual dan kelompok.  Struktur organisasi juga berarti sejumlah mekanisme formal yang terdapat dalam organisasi itu sendiri.  Disamping itu struktur organisasi juga berfungsi sebagai alat pedoman menuju ke arah efisiensi pemanfaatan tenaga kerja dan sumberdaya lainnya diperlukan seperti input dalam mencapai tujuan organisasi.



 

Pada intinya organisasi terdiri dari 3 atau 4 tingkatan manajemen yaitu :
a.       Manajemen Puncak.
b.      Manajemen Mengengah.
c.       Penyelia atau Supervisor (Mandor).
d.      Tenaga Teknisi dan Tenaga Administrasi.
\
Faktor-faktor yang bisa menentukan perancangan struktur organisasi :
a.       Strategi organisasi.
Dibutuhkan untuk menjelaskan penjabaran aliran wewenag dan saluran komunikasi.

b.      Penggunaan teknologi.
Perusahaan pengguna teknologi IT berbeda strukturnya dengan perusahaan biasa.

c.       Kualitas karyawan yang terlibat di dalamnya.
Karyawan untuk perusahaan IT memiliki kualifikasi pendidikan dan keahlian berbeda dengan kualitas perusahaan biasa sehingga strukturnya berbeda

d.      Ukuran organisasi.
Organisasi besar strukturnya beda dengan organisasi kecil


Unsur-unsur struktur organisasi :
a.       Spesialisasi aktifitas.
Berkaitan dengan spesialisasi jumlah tugas individual dan kelompok kerja organisasi dan penyatuannya menjadi sejumlah satuan kerja atau departementalisasi.  Menurut Robbins dan Coulter (1999), jika spesialisasi kerja dilakukan terlampau ekstrim, maka dapat menimbulkan kejenuhan bagi karyawannya.

b.      Standarisasi kegiatan.
Berupa sekumpulan prosedur oleh organisasi untuk melakukan aktifitas.

c.       Koordinasi kegiatan.
Menunjukkan sejumlah prosedur yang menyatukan sejumlah fungsi satuan-satuan kerja dalam organisasi.

d.      Sentralisasi dan desentralisasi.
Menunjukkan individu yang memiliki kekuasaan dalam organisasi.

Struktur organisasi dapat dibagi 2 yaitu struktur organisasi formal dan struktur organisasi informal.

Struktur organisasi formal, adalah struktur organisasi di mana ada interaksi otoritas yang tegas dan hubungan struktural di dalam suatu organisasi.  Ada 3 jenis struktur formal, yaitu lini, staf, dan matriks.  Dalam kenyataan sering didapati kombinasi dari ketiganya.  Sedangkan struktur organisasi informal adalah struktur organisasi  untuk organisasi yang bersifat informal di mana hubungan antara karyawan bersifat tidak resmi dan lebih bersifat hubungan pribadi.  Struktur organisasi informal sulit didefinisikan.  Organisasi informal dapat mendukung organisasi formal, karena organisasi informal berusaha memenuhi kebutuhan yang tidak terpenuhi di organisasi formal.

Pada umumnya organisasi ditampilkan dalam bentuk bagan.  Ada 5 aspek utama dalam struktur organisasi yang termuat dalam bagan yaitu :

a.       Pembagian kerja.
Ada sosialisasi pekerjaan.
b.      Rantai perintah.
Ada hubungan antara atasan dan bawahan.
c.       Jenis pekerjaan yang dilaksanakan.
Setiap posisi menunjukkan pekerjaan dan tanggungjawab yang berbeda-beda.
d.      Pengelompokan aktifitas.
Keseluruhan bagan memperlihatkan sejumlah aktifitas organisasi dibagi atas fungsional, divisional, dan lainnya.
e.       Hierarki manajemen.
Bagan juga menunjukkan keseluruhan hierarki manajemen.

Kelebihan bagan :
·         Posisi tanggungjawab menjadi jelas.
·         Ada hambatan, bisa diketahui di posisi mana hambatan tersebut.
Kelemahan bagan :
·         Tidak dapat menjelaskan besar kecilnya tingkat hubungan.
·         Tidak dapat menjelaskan hubungan informal.

1.      Departementalisasi.
Adalah suatu usaha mengelompokkan bersama sejumlah pekerjaan atau aktifitas yang sama dan berhubungan erat satu sama lain.  Salah satu cara yang sering dilakukan manajer adalah menurut fungsi yang dijalankan.  Usaha pengelompokan tersebut biasanya berdasarkan fungsi-fungsi perusahaan, seperti fungsi manajemen, proses produksi, hasil produksi, pelanggan, dasar kewilayahan, dasar waktu, jumlah.  Berikut penjelasannya :

a.       Berdasarkan fungsi-fungsi perusahaan.
Departemen SDM, Departemen Keuangan, Departemen Teknik, Departemen Pemasaran, Departemen Produksi.

b.      Berdasarkan fungsi-fungsi manajemen dalam perusahaan.
Bagian SDM, Bagian Keuangan, Bagian Teknik, Bagian Pemasaran.

c.       Berdasarkan proses produksi.
Ini terjadi di pabrik pengolahan.  Untuk perusahaan tekstil, terdiri dari :
Bagian Perencanaan, Bagian Permintalan, Bagian Pertenunan, Bagian Pencelupan, Bagian Olah Akhir.

d.      Berdasarkan hasil produksi
Bagian Toyota Kijang, Bagian Toyota Corolla, Bagian Toyota Crown.

f.       Berdasarkan kebutuhan konsumen.
Ini umumnya di toko buku :
Bagian Buku Komputer, Bagian Buku Hobi, Bagian Buku Manajemen, Bagian Buku Keagamaan, Bagian Buku Teknik.

g.      Berdasarkan kewilayahan.
Semen Padang memiliki kantor cabang di Medan, Jambi, dan Lampung.

  1. Berdasarkan kombinasi.
Ini umumnya di perusahaan besar.  Adalah penggabungan dari berbagai jenis pengelompokan.


Tipe Struktur Organisasi.
  1. Organisasi Lini.
Adalah tipe organisasi yang menghubungkan langsung secara vertikal antara atasan dengan bawahan.  Artinya mulai pimpinan puncak hingga karyawan terendah dihubungkan dengan garis wewenang langsung yang mengalir dari atas ke bawah.  Umumnya ini ditemui di tipe organisasi kecil.

  1. Organisasi Lini dan Staf.
Kegiatan lini adalah meliputi pelaksanaan fungsi utama suatu organisasi.  Kegiatan staf adalah sejumlah tindakan yang memberikan informasi, nasehat, pelayanan, koordinasi, dan pengendalian kegiatan lini.

Organisasi lini dan staf adalah kombinasi lini dan staf, di mana departemen lini berfungsi untuk pengambilan keputusan yang mempengaruhi operasi utama dari organisasi, sedangkan staf hanya memberi dukungan teknis khusus.  Pimpinan manajer lini bisa berhubungan langsung dengan bagian produksi, keuangan, dan pemasaran.  Sedangkan manajer staf adalah untuk memberikan saran, informasi, atau bantuan teknis kepada manajer lini.

Keuntungan :
·         Ada kesatuan pimpinan yang tetap dapat dikendalikan.
·         Adanya wewenang lini dan staf bisa memperlancar keputusan.
·         Pembagian jelas antara tugas pimpinan, staf, dan pelaksana.
Kelemahan :
·         Pelaksana sulit membedakan antara perintah dan saran.
·         Kebanggaan dan rasa superioritas dalam satu bagian bisa menyebabkan timbul persaingan tidak sehat dengan bagian lain.

  1. Organisasi Fungsional.
Berdasarkan sifat dan macam pekerjaan yang dikerjakan.
Tipe ini memberi perhatian pada pembagian kerja yang didasarkan pada spesialisasi.  Setiap manajer mengarahkan satu tugas sesuai spesialisasinya.
Seorang Direktur Utama memberi perintah ke Direktur sesuai spesialisasinya dan Direktur memberi perintah kepada pelaksana.

Keuntungan :
·         Efisiensi tinggi.
·         Tugas Direktur Utama jadi ringan karena Direktur memiliki spesialisasi masing-masing.
·         Koordinasi mudah karena dilakukan hanya di tingkat atas.
Kelemahan :
·         Karyawan memiliki beberapa atasan sehingga mereka bingung.
·         Solidaritas kelompok yang berlebihan sehingga menimbulkan persaingan tidak sehat.


d.      Organisasi Lini, Staf, dan Fungsional.
Ini dijumpai pada organisasi besar.  Pembentukan organisasi ini adalah untuk memanfaatkan kelebihan yang dimiliki tipe organisasi lini, lini dan staf, dan fungsional, sekaligus membuang kelemahannya.
Pada tingkat dewan komisaris diterapkan organisasi lini dan staf, pada manajer menengah diterapkan tipe organisasi fungsional.

e.       Organisasi Proyek dan Matriks.
Organisasi ini adalah tipe departementalisasi campuran, yaitu disusun atas 1 atau lebih tipe departementalisasi lainnya.

·         Organisasi Proyek.
Dengan membentuk kelompok kerja dan para ahli untuk mencapai tujuan khusus.  Setelah proyek selesai maka mereka dibubarkan dan kembali ke departemen asal.
·         Organisasi Matriks.
Karyawan memiliki 2 atasan sehingga mereka berada di 2 wewenang, yaitu :
- Rantai perintah fungsional atau divisional.
- Rantai perintah lateral atau horizontal.

Organisasi ini banyak dijumpai di konstruksi, kontraktor, konsultan, dan organisasi proyek lain dengan penyelesaian waktu yang terbatas.

Keunikan organisasi matriks:
·         Kemampuan menghubungkan karyawan di bagian yang berbeda.
·         Kemampuan menciptakan 2 rantai komando.
·         Lentur sehingga dapat beradaptasi.
·         Ketergantungan terhadap wewenang komite dan tim.

Ketika pimpinan proyek berada dalam organisasi matriks maka ia menuntut manajer menguasai beberapa hal tertentu :
·         Membuat tujuan yang spesifik.
·         Memilih dan menyeleksi tim.
·         Menggunakan perencanaan dan pengendalian secermat mungkin.
·         Menggunakan lebih banyak koordinasi daripada pengarahan.
·         Memelihara terus hubungan baik dengan para manajer.
·         Menekankan pentingnya kemampuan menggunakan komputer.

Perubahan struktur organisasi.
Alasan perusahaan merubah strukturnya adalah :
a.       Produk yang kurang diminati.
b.      Pelanggan yang berkurang.
c.       Kemampuan karyawan dengan teknologi yang ada harus ditingkatkan.


2.      Pembagian Kerja.
Dasar pembagian kerja memerlukan beberapa prinsip sebagai berikut :
a.       Jejaring kerja internal.
b.      Jejaring kerja eksternal.
c.       Pembagian kerja secara tuntas.
d.      Menghindari anggota mementingkan diri sendiri.
e.       Dinamika pekerjaan.

3.      Pengkoordinasian.
Adalah upaya proses menghubungkan atau mengintegrasikan bagian-bagian dalam organisasi agar tujuan organisasi dapat dicapai dengan efektif.  Melalui koordinasi maka ada sinergi antar bagian organisasi.

Tujuan koordinasi adalah :
a.       Mengarahkan dan mengintegrasikan semua ide, gagasan, aktifitas, dan perilaku ke arah tercapainya tujuan.
b.      Mengarahkan keterampilan spesialisasi yang dimiliki setiap karyawan kepada tujuan.
c.       Menghindari kesenjangan, kekosongan, dan tumpang tindih.
d.      Menghindari penyimpangan tugas dari tujuan.

Pengkoordinasian merupakan upaya pengaturan struktur organisasi sebagai kegiatan pembidangan dan pembagian kerja untuk memaksimalkan efisiensi yang menciptakan saling ketergantungan di antara masing-masing unit.  Ada 3 jenis ketergantungan :
a.       Ketergantungan yang menyatu.
Yaitu tidak memberikan interaksi.
b.      Ketergantungan yang berurutan.
Artinya output adalah input untuk proses lainnya.
c.       Ketergantungan timbal baik.
Yaitu jika antar unit ada saling mempengaruhi.

Ada perbedaan sikap dan cara kerja yang menghambat proses koordinasi :
a.       Perbedaan orientasi waktu antar bagian.
Divisi perencanaan dengan produksi orientasi waktunya beda.
b.      Tingkat formalitas.
Divisi produksi prosedur lebih jelas dibanding personalia.
c.       Tujuan yang berbeda.
Tujuan tiap divisi beda meski goal sama.
d.      Gaya interaksi.
Divisi Riset memerlukan inovasi untuk membuat produk baru.

Syarat-syarat koordinasi :
a.       Perasaan untuk bekerja sama dan menjadikan koordinasi sebagai usaha memperlancar pekerjaan.
b.      Rasa saling menghargai terutama ketika atasan memberikan pengarahan kepada karyawannya.
c.       Semangat bersaing secara sehat.

Tipe-tipe koordinasi :
·         Koordinasi vertikal.
Yaitu penyatuan kegiatan oleh pimpinan kepada jajaran di bawahnya.
·         Koordinasi horizontal
Yaitu mengkoordinasikan berbagai tindakan atau aktifitas penyatuan, pengarahan yang dilakukan terhadap berbagai aktifitas yang setingkat.

Pedoman melakukan koordinasi :
a.       Berikan penjelasan dengan sederhana dan mudah dipahami tujuan dilakukannya koordinasi.
b.      Jelaskan bahwa koordinasi adalah tujuan bersama, bukan orang per orang.
c.       Berikan kesempatan setiap orang memberi ide, saran, dan bertukar pikiran.
d.      Doronglah mereka untuk aktif selama koordinasi dilakukan.
e.       Binalah hubungan baik antara atasan - bawahan dan antar sesama bawahan.
f.       Gunakan lebih banyak komunikasi informal daripada komunikasi formal untuk mencari dukungan partisipasi bawahan.

Perkembangan kebutuhan koordinasi.
Sejalan dengan pertumbuhan bisnis, ada hal yang perlu diperhatikan, yaitu :
adanya kebutuhan akan posisi dan departemen-departemen baru untuk menangani masalah yang berkaitan dengan lingkungan eksternal dan yang berkaitan dengan berbagai kebutuhan strategis yang baru.

Penyesuaian kebutuhan organisasi.
Organisasi kecil tentu berbeda koordinasinya dengan organisasi besar.  Untuk itu ada beberapa penyesuaian koordinasi dalam situasi organisasi :
·         Porsi dasar koordinasi.
·         Meningkatkan daya potensi koordinasi.
·         Mengurangi kebutuhan koordinasi.

Mengatur kebutuhan konflik dalam organisasi.
Konflik dapat muncul dalam suatu proses koordinasi.  Peranan pimpinan koordinasi adalah untuk mengendalikan konflik yang terjadi.  Penyebab timbulnya konflik adalah :
a.       Keterbatasan sumberdaya.
Keterbatasan karyawan menterjemahkan instruksi pimpinan.
b.      Ketidakjelasan tanggungjawab dan wewenang.
c.       Gangguan Komunikasi.
d.      Masalah kepribadian.
e.       Membanggakan unit kerja secara berlebihan.
f.       Penyimpangan tujuan.
Ada anggota yang berusaha menyimpang dari tujuan.
Penanganan konflik dalam koordinasi.
Konflik harus dihadapi oleh koordinator, bukan dihindari.  Dapat dengan gaya otoriter ataupun dengan gaya kooperatif.  Pilihan dapat diberikan apakah akan patuh, atau apakah akan diberi sanksi.

4.      Rentang Kendali.
Adalah seberapa jumlah bawahan yang bisa diarahkan secara efektif oleh pimpinan.  Saat ini, dalam rangka efisiensi, maka rentang kendali dapat diperluas, tetapi hal ini kurang efektif karena atasan tidak memiliki banyak waktu untuk mengarahkan bawahan.

Pentingnya dilakukan rentang kendali adalah.
a.       Keterbatasan waktu : kesibukan manajer.
b.      Keterbatasan kemampuan dan pengetahuan manajer.
c.       Keterbatasan perhatian.

0 komentar:

Poskan Komentar

 
;