Pengorganisasian
adalah suatu proses penyusunan struktur organisasi yang sesuai dengan tujuan,
sumber daya yang dimiliki, dan lingkungan yang melingkupinya.
Ada 4
aspek utama penyusunan struktur organisasi yaitu departementalisasi, pembagian
kerja, koordinasi, dan rentang manajemen.
1.
Departementalisasi adalah pengelompokan
dari berbagai aktifitas kerja suatu organisasi supaya berbagai aktifitas yang
sama bisa digabungkan dalam satu unit kerja.
2.
Pembagian kerja, adalah rincian
tugas/pekerjaan yang harus dilakukan seseorang agar setiap orang yang terlibat
dalam organisasi bertanggungjawab melaksanakan aktifitas yang menjadi beban
tanggungjawabnya.
3.
Aspek koordinasi yaitu proses
pengintegrasian beberapa tujuan aktifitas pada satuan-satuan yang terpisah (departemen
atau bidang-bidang fungsional) dalam suatu organisasi untuk mencapai
tujuan-tujuan organisasi. Ini untuk
mencegah seseorang berbuat untuk kepentingannya sendiri.
4.
Rentang manajemen atau rentang
kendali, adalah kemampuan manajer untuk melakukan koordinasi secara efektif
yang sebagian besar tergantung kepada jumlah bawahan yang melapor kepadanya.
Struktur
Organisasi.
Struktur
organisasi dibentuk oleh pimpinan organisasi untuk menentukan dan memuat
pembagian tugas dan tanggungjawab, dan mengembangkan hubungan dan jejaring
dengan berbagai SDM yang berkaitan dengan organisasi. Struktur organisasi dapat didefinisikan
sebagai wujud sistem jaringan kerja terhadap tugas-tugas, pelaporan, dan
komunikasi yang menghubungkan secara bersama-sama pekerjaan individual dan
kelompok. Struktur organisasi juga berarti sejumlah mekanisme
formal yang terdapat dalam organisasi itu sendiri. Disamping itu struktur organisasi juga berfungsi
sebagai alat pedoman menuju ke arah efisiensi pemanfaatan tenaga kerja dan
sumberdaya lainnya diperlukan seperti input dalam mencapai tujuan organisasi.
Pada intinya organisasi terdiri dari 3 atau 4 tingkatan manajemen yaitu :
a.
Manajemen Puncak.
b.
Manajemen Mengengah.
c.
Penyelia atau Supervisor (Mandor).
d.
Tenaga Teknisi dan Tenaga Administrasi.
\
Faktor-faktor yang bisa menentukan perancangan struktur organisasi :
a.
Strategi organisasi.
Dibutuhkan untuk menjelaskan penjabaran aliran wewenag dan saluran
komunikasi.
b.
Penggunaan teknologi.
Perusahaan pengguna teknologi IT berbeda
strukturnya dengan perusahaan biasa.
c. Kualitas karyawan yang terlibat di
dalamnya.
Karyawan untuk perusahaan IT memiliki kualifikasi
pendidikan dan keahlian berbeda dengan kualitas perusahaan biasa sehingga
strukturnya berbeda
d.
Ukuran organisasi.
Organisasi besar strukturnya beda dengan
organisasi kecil
Unsur-unsur
struktur organisasi :
a.
Spesialisasi aktifitas.
Berkaitan dengan spesialisasi jumlah tugas individual dan kelompok
kerja organisasi dan penyatuannya menjadi sejumlah satuan kerja atau
departementalisasi. Menurut Robbins dan
Coulter (1999), jika spesialisasi kerja dilakukan terlampau ekstrim, maka dapat
menimbulkan kejenuhan bagi karyawannya.
b.
Standarisasi kegiatan.
Berupa sekumpulan prosedur oleh organisasi untuk
melakukan aktifitas.
c.
Koordinasi kegiatan.
Menunjukkan sejumlah prosedur yang menyatukan sejumlah fungsi
satuan-satuan kerja dalam organisasi.
d.
Sentralisasi dan desentralisasi.
Menunjukkan individu yang memiliki kekuasaan dalam organisasi.
Struktur organisasi dapat dibagi 2 yaitu struktur organisasi formal dan
struktur organisasi informal.
Struktur organisasi formal, adalah struktur organisasi di mana ada interaksi
otoritas yang tegas dan hubungan struktural di dalam suatu organisasi. Ada 3 jenis struktur formal, yaitu lini,
staf, dan matriks. Dalam kenyataan sering
didapati kombinasi dari ketiganya. Sedangkan
struktur organisasi informal adalah struktur organisasi untuk organisasi yang bersifat informal di
mana hubungan antara karyawan bersifat tidak resmi dan lebih bersifat hubungan
pribadi. Struktur organisasi informal
sulit didefinisikan. Organisasi informal
dapat mendukung organisasi formal, karena organisasi informal berusaha memenuhi
kebutuhan yang tidak terpenuhi di organisasi formal.
Pada umumnya organisasi ditampilkan dalam bentuk bagan. Ada 5 aspek utama dalam struktur organisasi yang
termuat dalam bagan yaitu :
a.
Pembagian kerja.
Ada sosialisasi pekerjaan.
b.
Rantai perintah.
Ada hubungan antara atasan dan bawahan.
c.
Jenis pekerjaan yang dilaksanakan.
Setiap posisi menunjukkan pekerjaan dan tanggungjawab yang
berbeda-beda.
d.
Pengelompokan aktifitas.
Keseluruhan bagan memperlihatkan sejumlah aktifitas organisasi
dibagi atas fungsional, divisional, dan lainnya.
e.
Hierarki manajemen.
Bagan juga menunjukkan keseluruhan hierarki manajemen.
Kelebihan bagan
:
·
Posisi tanggungjawab menjadi
jelas.
·
Ada hambatan, bisa
diketahui di posisi mana hambatan tersebut.
Kelemahan
bagan :
·
Tidak
dapat menjelaskan besar kecilnya tingkat hubungan.
·
Tidak
dapat menjelaskan hubungan informal.
1.
Departementalisasi.
Adalah suatu usaha mengelompokkan bersama sejumlah pekerjaan atau
aktifitas yang sama dan berhubungan erat satu sama lain. Salah satu cara yang sering dilakukan manajer
adalah menurut fungsi yang dijalankan. Usaha
pengelompokan tersebut biasanya berdasarkan fungsi-fungsi perusahaan, seperti
fungsi manajemen, proses produksi, hasil produksi, pelanggan, dasar kewilayahan,
dasar waktu, jumlah. Berikut
penjelasannya :
a.
Berdasarkan fungsi-fungsi
perusahaan.
Departemen SDM, Departemen Keuangan, Departemen
Teknik, Departemen Pemasaran, Departemen Produksi.
b. Berdasarkan fungsi-fungsi manajemen dalam perusahaan.
Bagian SDM, Bagian Keuangan, Bagian Teknik, Bagian Pemasaran.
c.
Berdasarkan proses produksi.
Ini terjadi di pabrik pengolahan. Untuk perusahaan tekstil, terdiri dari :
Bagian Perencanaan, Bagian Permintalan, Bagian
Pertenunan, Bagian Pencelupan, Bagian Olah Akhir.
d.
Berdasarkan hasil produksi
Bagian Toyota Kijang, Bagian Toyota Corolla, Bagian Toyota Crown.
f.
Berdasarkan kebutuhan konsumen.
Ini umumnya di toko buku :
Bagian Buku Komputer, Bagian Buku Hobi, Bagian
Buku Manajemen, Bagian Buku Keagamaan, Bagian Buku Teknik.
g.
Berdasarkan kewilayahan.
Semen Padang memiliki kantor cabang
di Medan, Jambi,
dan Lampung.
- Berdasarkan kombinasi.
Ini umumnya di perusahaan besar.
Adalah penggabungan dari berbagai jenis pengelompokan.
Tipe Struktur Organisasi.
- Organisasi Lini.
Adalah tipe organisasi yang menghubungkan langsung secara vertikal
antara atasan dengan bawahan. Artinya
mulai pimpinan puncak hingga karyawan terendah dihubungkan dengan garis
wewenang langsung yang mengalir dari atas ke bawah. Umumnya ini ditemui di tipe organisasi kecil.
- Organisasi Lini dan Staf.
Kegiatan lini adalah meliputi pelaksanaan fungsi
utama suatu organisasi. Kegiatan staf
adalah sejumlah tindakan yang memberikan informasi, nasehat, pelayanan,
koordinasi, dan pengendalian kegiatan lini.
Organisasi lini dan staf adalah kombinasi lini dan
staf, di mana departemen lini berfungsi untuk pengambilan keputusan yang mempengaruhi
operasi utama dari organisasi, sedangkan staf hanya memberi dukungan teknis khusus. Pimpinan manajer lini bisa berhubungan
langsung dengan bagian produksi, keuangan, dan pemasaran. Sedangkan manajer staf adalah untuk
memberikan saran, informasi, atau bantuan teknis kepada manajer lini.
Keuntungan :
·
Ada
kesatuan pimpinan yang tetap dapat dikendalikan.
·
Adanya
wewenang lini dan staf bisa memperlancar keputusan.
·
Pembagian jelas antara tugas
pimpinan, staf, dan pelaksana.
Kelemahan :
·
Pelaksana
sulit membedakan antara perintah dan saran.
·
Kebanggaan
dan rasa superioritas dalam satu bagian bisa menyebabkan timbul persaingan
tidak sehat dengan bagian lain.
- Organisasi Fungsional.
Berdasarkan sifat dan macam pekerjaan yang dikerjakan.
Tipe ini memberi perhatian pada pembagian kerja
yang didasarkan pada spesialisasi.
Setiap manajer mengarahkan satu tugas sesuai spesialisasinya.
Seorang Direktur Utama memberi perintah ke
Direktur sesuai spesialisasinya dan Direktur memberi perintah kepada pelaksana.
Keuntungan :
·
Efisiensi tinggi.
·
Tugas
Direktur Utama jadi ringan karena Direktur memiliki spesialisasi masing-masing.
·
Koordinasi mudah karena
dilakukan hanya di tingkat atas.
Kelemahan :
·
Karyawan memiliki beberapa atasan
sehingga mereka bingung.
·
Solidaritas
kelompok yang berlebihan sehingga menimbulkan persaingan tidak sehat.
d.
Organisasi Lini, Staf, dan Fungsional.
Ini dijumpai pada organisasi besar.
Pembentukan organisasi ini adalah untuk memanfaatkan kelebihan yang
dimiliki tipe organisasi lini, lini dan staf, dan fungsional, sekaligus
membuang kelemahannya.
Pada tingkat dewan komisaris diterapkan organisasi lini dan staf,
pada manajer menengah diterapkan tipe organisasi fungsional.
e.
Organisasi Proyek dan Matriks.
Organisasi ini adalah tipe
departementalisasi campuran, yaitu disusun atas 1 atau lebih tipe
departementalisasi lainnya.
·
Organisasi Proyek.
Dengan membentuk kelompok kerja dan para ahli untuk mencapai tujuan
khusus. Setelah proyek selesai maka
mereka dibubarkan dan kembali ke departemen asal.
·
Organisasi Matriks.
Karyawan memiliki 2 atasan sehingga mereka berada di 2 wewenang, yaitu
:
- Rantai perintah fungsional atau divisional.
- Rantai perintah lateral atau horizontal.
Organisasi ini banyak dijumpai di konstruksi, kontraktor, konsultan,
dan organisasi proyek lain dengan penyelesaian waktu yang terbatas.
Keunikan organisasi matriks:
·
Kemampuan
menghubungkan karyawan di bagian yang berbeda.
·
Kemampuan menciptakan 2 rantai
komando.
·
Lentur sehingga dapat beradaptasi.
·
Ketergantungan terhadap wewenang
komite dan tim.
Ketika pimpinan proyek berada dalam organisasi matriks maka ia
menuntut manajer menguasai beberapa hal tertentu :
·
Membuat tujuan yang spesifik.
·
Memilih dan menyeleksi tim.
·
Menggunakan perencanaan dan
pengendalian secermat mungkin.
·
Menggunakan lebih banyak
koordinasi daripada pengarahan.
·
Memelihara terus hubungan baik
dengan para manajer.
·
Menekankan
pentingnya kemampuan menggunakan komputer.
Perubahan struktur organisasi.
Alasan perusahaan merubah strukturnya adalah :
a.
Produk yang kurang diminati.
b.
Pelanggan yang berkurang.
c. Kemampuan karyawan dengan teknologi yang
ada harus ditingkatkan.
2.
Pembagian Kerja.
Dasar pembagian kerja memerlukan beberapa prinsip sebagai berikut :
a.
Jejaring kerja internal.
b.
Jejaring kerja eksternal.
c.
Pembagian kerja secara tuntas.
d. Menghindari anggota mementingkan diri
sendiri.
e.
Dinamika pekerjaan.
3.
Pengkoordinasian.
Adalah upaya proses menghubungkan atau mengintegrasikan bagian-bagian
dalam organisasi agar tujuan organisasi dapat dicapai dengan efektif. Melalui koordinasi maka ada sinergi antar bagian organisasi.
Tujuan koordinasi adalah :
a. Mengarahkan dan mengintegrasikan semua
ide, gagasan, aktifitas, dan perilaku ke arah tercapainya tujuan.
b. Mengarahkan keterampilan spesialisasi yang
dimiliki setiap karyawan kepada tujuan.
c. Menghindari kesenjangan, kekosongan, dan
tumpang tindih.
d.
Menghindari penyimpangan tugas
dari tujuan.
Pengkoordinasian merupakan upaya pengaturan struktur organisasi
sebagai kegiatan pembidangan dan pembagian kerja untuk memaksimalkan efisiensi
yang menciptakan saling ketergantungan di antara masing-masing unit. Ada
3 jenis ketergantungan :
a.
Ketergantungan yang menyatu.
Yaitu tidak memberikan interaksi.
b.
Ketergantungan yang berurutan.
Artinya output adalah input untuk proses lainnya.
c.
Ketergantungan timbal baik.
Yaitu jika antar unit ada saling mempengaruhi.
Ada perbedaan sikap dan cara kerja yang menghambat proses koordinasi :
a. Perbedaan orientasi waktu antar bagian.
Divisi perencanaan dengan produksi orientasi waktunya beda.
b.
Tingkat formalitas.
Divisi produksi prosedur lebih jelas dibanding personalia.
c.
Tujuan yang berbeda.
Tujuan tiap divisi beda meski goal sama.
d.
Gaya interaksi.
Divisi Riset memerlukan inovasi untuk membuat
produk baru.
Syarat-syarat koordinasi :
a. Perasaan untuk bekerja sama dan menjadikan
koordinasi sebagai usaha memperlancar pekerjaan.
b.
Rasa saling menghargai terutama
ketika atasan memberikan pengarahan kepada karyawannya.
c.
Semangat bersaing secara sehat.
Tipe-tipe koordinasi :
·
Koordinasi vertikal.
Yaitu penyatuan kegiatan oleh pimpinan kepada jajaran di bawahnya.
·
Koordinasi horizontal
Yaitu mengkoordinasikan berbagai tindakan atau aktifitas penyatuan,
pengarahan yang dilakukan terhadap berbagai aktifitas yang setingkat.
Pedoman melakukan koordinasi :
a. Berikan penjelasan dengan sederhana dan
mudah dipahami tujuan dilakukannya koordinasi.
b. Jelaskan bahwa koordinasi adalah tujuan
bersama, bukan orang per orang.
c. Berikan kesempatan setiap orang memberi
ide, saran, dan bertukar pikiran.
d. Doronglah mereka untuk aktif selama
koordinasi dilakukan.
e.
Binalah hubungan baik antara
atasan - bawahan dan antar sesama bawahan.
f.
Gunakan lebih banyak komunikasi
informal daripada komunikasi formal untuk mencari dukungan partisipasi bawahan.
Perkembangan kebutuhan koordinasi.
Sejalan dengan pertumbuhan bisnis, ada hal yang perlu diperhatikan,
yaitu :
adanya kebutuhan akan posisi dan departemen-departemen baru untuk
menangani masalah yang berkaitan dengan lingkungan eksternal dan yang berkaitan
dengan berbagai kebutuhan strategis yang baru.
Penyesuaian kebutuhan organisasi.
Organisasi kecil tentu berbeda koordinasinya dengan organisasi
besar. Untuk itu ada beberapa penyesuaian
koordinasi dalam situasi organisasi :
·
Porsi dasar koordinasi.
·
Meningkatkan daya potensi
koordinasi.
·
Mengurangi kebutuhan koordinasi.
Mengatur kebutuhan konflik dalam organisasi.
Konflik dapat muncul dalam suatu proses
koordinasi. Peranan pimpinan koordinasi adalah
untuk mengendalikan konflik yang terjadi.
Penyebab timbulnya konflik adalah :
a.
Keterbatasan sumberdaya.
Keterbatasan karyawan menterjemahkan instruksi pimpinan.
b.
Ketidakjelasan tanggungjawab
dan wewenang.
c.
Gangguan Komunikasi.
d.
Masalah kepribadian.
e.
Membanggakan unit kerja secara
berlebihan.
f.
Penyimpangan tujuan.
Ada anggota yang berusaha menyimpang dari tujuan.
Penanganan konflik dalam koordinasi.
Konflik harus dihadapi oleh koordinator, bukan dihindari. Dapat dengan gaya
otoriter ataupun dengan gaya
kooperatif. Pilihan dapat diberikan
apakah akan patuh, atau apakah akan diberi sanksi.
4.
Rentang Kendali.
Adalah seberapa jumlah bawahan yang bisa diarahkan secara efektif
oleh pimpinan. Saat ini, dalam rangka
efisiensi, maka rentang kendali dapat diperluas, tetapi hal ini kurang efektif
karena atasan tidak memiliki banyak waktu untuk mengarahkan bawahan.
Pentingnya dilakukan rentang kendali adalah.
a.
Keterbatasan waktu : kesibukan
manajer.
b.
Keterbatasan kemampuan dan
pengetahuan manajer.
c.
Keterbatasan perhatian.
0 komentar:
Posting Komentar