Pages

13 Oktober 2011

PENDELEGASIAN DAN PEMBERDAYAAN


1.      Pendelegasian.
Pendelegasian menurut Heller dalam Dadang dan Sylvana (2007) adalah mempercayakan tugas kepada orang lain namun tanggung jawab masih di tangan pendelegasi.

Manfaat pendelegasian :
a.       Kemampuan membebaskan diri dari tugas-tugas lainnya.
Dengan pendelegasian, maka manajer dapat berfokus pada pekerjaan yang lebih penting.
b.      Pemanfaatan keterampilan khusus yang dimiliki karyawan.
Setiap karyawan memiliki kelebihan dan kekurangan.  Dengan pengetahuan akan kemampuannya, atasan dapat memanfaatkan kelebihan karyawannya
c.       Untuk melatih karyawan.
Ini dapat disebut on the job training.  Atasan diuji kemampuannya dalam melatih karyawan apakah sukses atau tidak sehingga karyawan menjadi terampil.
d.      Keterampilan memecahkan masalah.
Memecahkan masalah membutuhkan keterampilan.  Oleh karena itu karyawan dilatih mulai dari masalah-masalah yang ringan lalu sedang dan seterusnya.
e.       Pengganti sementara.
Jika atasan sakit, atau berhalangan, maka pekerjaan tidak terganggu karena ada karyawan yang dapat menggantikannya sementara karena sudah dilatih.
f.       Untuk menguji kemampuan karyawan dan membagi pekerjaan di antara karyawan.
Selama ini karyawan mampu bekerja karena ada petunjuk karena atasannya yang mendampinginya.  Jika atasan tidak ada, maka karyawan pun harus mampu.  Untuk itu perlu diberi pendelegasian agar dapat diuji .
g.      Meningkatkan rasa penting dalam diri karyawan.
Apabila atasan mendelegasikan wewenangnya maka akan timbul perasaan penting di mata karyawan.
h.      Menghemat waktu.
Atasan dapat menggunakan waktunya untuk hal-hal yang lebih penting.
i.        Mengurangi tekanan.
Banyaknya pekerjaan membuat atasan mengalami tekanan dan untuk itu dia harus mampu melakukan koordinasi kerja dengan baik.
j.        Meningkatkan hasil.
Dengan delegasi maka kesibukan rutin atasan dapat terselesaikan.
k.      Pendelegasian membantu meningkatkan kinerja karyawan.
Membantu karyawan terampil mengambil keputusan.
l.        Mengembangkan organisasi.
Jika pendelegasian berlangsung baik, maka semua karyawan bekerja secara maksimal.


Beberapa alasan atasan tidak mendelegasikan tugas kepada bawahannya, yaitu :
a.       Belum ada waktu untuk melatih.
Keengganan melatih karena takut waktunya tersita.  Namun jika dilihat dengan melatih sekali, maka setelah itu tidak perlu lagi mengulang yang sama.
b.      Merasa senang mengerjakan sendiri.
Ini menjadi masalah karena volume pekerjaan yang banyak sehingga harus dapat mengatur pekerjaan.
c.       Tidak mempercayai kemampuan bawahan.
Karena belum pernah diberi kesempatan maka karyawan tidak bisa.  Untuk itu karyawan harus diberi kesempatan.
d.      Kebijakan perusahaan bahwa pekerjaan itu harus ditangani sendiri.
Jika volume pekerjaan sudah sedemikian tinggi dan tidak teratasi, maka kebijakan tersebut dapatlah direvisi.
e.       Takut kehilangan pengendalian.
Mengingat tidak semua wewenang diberikan, maka pengendalian tidaklah akan terlepas karena tanggungjawab tetap ada pada atasan.
f.       Kebiasaan mengerjakan sesuatu tanpa orang lain.
Setelah naik jabatan dan memiliki bawahan, hal ini harus dihindari untuk pemanfatan karyawan.
g.      Anggapan bahwa semua perintah atasan harus diselesaikan sendiri.
Kecuali yang sifatnya kritis dan sangat rahasia.  Selain itu, manajer dapat  mendelegasikan wewenangnya kepada staf.
h.      Karyawan tidak dapat mengambil keputusan.
Seringkali terjadi karena karyawan tidak memiliki cukup informasi.  Oleh karena itu harus memberi informasi yang lengkap.

Beberapa alasan karyawan takut menerima pendelegasian :
a.       Merasa tidak mampu.
Untuk itu harus dilatih.
b.      Takut memikul tanggungjawab.
Karyawan harus dilatih berani bertanggungjawab.
c.       Takut dikritik jika berbuat kesalahan.
Untuk itu gunakan kritik yang membangun.
d.      Ketidak tersediaan waktu.
Untuk itu evaluasi kembali pembagian tugas, apakah ada karyawan yang tugasnya berlebihan dan ada yang kurang.
e.       Kurangnya motivasi karyawan.
Lingkungan kerja harus dibuat kondusif.
f.       Kurangnya percaya diri.
Dengan pembimbingan maka bawahan akan percaya diri.

Langkah-langkah efektif sebelum melakukan pendelegasian :
a.       Menentukan terlebih dahulu tugas yang akan didelegasikan.
Dimulai dari yang mudah ke yang susah.
b.      Menentukan karyawan yang akan menerima delegasi.
Memilih karyawan yang mampu.
c.       Memberi motivasi bagi karyawan yang akan melakukan delegasi.
Meningkatkan harga diri karyawan di depan orang lain.
d.      Membuat persetujuan dan pendelegasian.
Harus dipahami dulu maksud dan tugas delegasi untuk jelas dan disetujui bersama.  Atasan tetaplah bertanggungjawab.

Kapan pendelegasian dilakukan :
a.       Ketika atasan menggunakan waktu untuk penyelesaian jangka panjang.
b.      Ketika atasan tidak cukup waktu.
c.       Jika waktunya banyak dipakai untuk hal-hal mendesak dan sering muncul.
d.      Jika sering menghadapi krisis dan panik dalam memenuhi target.
e.       Jika persoalan sepele terus menerus menghambatnya.

Peranan pendelegasian.
a.       Sebagai pendukung karir atasan.
Keberhasilan atasan juga didukung oleh bawahannya.  Untuk bisa terjadi, maka karyawan yang didelegasikan harus mampu :
·         Menerapkan hal-hal strategi dalam kegiatan operasional sehari-hari.
·         Memimpin diri sendiri dan kelompoknya.
·         Memberikan informasi bagi atasannya.
·         Memberi umpan balik bagi kegiatan organisasinya.
·         Mitra kerja atasan dengan membantu atasannya
b.      Sebagai sebuah metode pelatihan yang efektif.
Yaitu untuk membuat orang menguasai suatu kemampuan dengan cara :
·         Pendelegasian merupakan bentuk pelatihan yang unik.
Ketika atasan belum mengetahui kemampuan karyawan yang dilatih, maka ia tidak akan melepasnya.
·         Memperluas keterampilan karyawan.
Wawasan karyawan akan semakin luas.
·         Kekuatan pendorong partisipasi.
Karyawan yang diberi delegasi akan mendapat kesempatan sampaikan ide-idenya untuk berpartisipasi bagi kemajuan organisasi.
·         Munculnya inisiatif.
Karyawan belajar mengambil inisiatif.
·         Meningkatkan kepuasan kerja.
Karyawan yang selama ini bosan dan rutin dengan adanya tugas baru yang didelegasikan akan meningkat semangat bekerja.
·         Mengidentifikasi kebutuhan pelatihan.
Dengan pendelegasian dapat diketahui apakah seseorang sudah mahir ataukah masih membutuhkan pelatihan.
·         Balas jasa.
Jika delegasi dapat diselesaikan dengan baik, maka karyawan akan bersiap mendapat tugas lainnya.

Profil karakteristik pendelegasi.  Ada beberapa karakteristik pendelegasi :
a.       Tipe Otoriter.
Bukanlah tipe pendelegasi yang baik.
b.      Tipe Bebas.
Memberi kebebasan bagi karyawan.  Ini kurang efektif sebab karyawan kadang butuh bimbingan dan tidak dilepas.
c.       Tipe Penguji.
Dengan menggunakan kalimat tanya untuk menjalankan pendelegasian.  Jika pertanyaan tepat maka akan karyawan akan berfokus pada masalahnya.

2.      Pemberdayaan Karyawan.
Menurut Mulyana dan Setyawan (2001) dalam Dadang dan Sylvana (2007), pemberdayaan karyawan dilakukan berdasarkan 3 keyakinan dasar :
a.       Prinsip subsidiari, tidak diperbolehkannya badan atau unit yang lebih tinggi mengerjakan tanggungjawab badan atau unit yang lebih rendah.
b.      Karyawan pada hakikatnya baik.
Ada keyakinan bahwa karyawan pada dasarnya baik.
c.       Trust based relationship.
Adanya kepercayaan manajemen terhadap karyawan.

Manfaat pemberdayaan karyawan.
Akan menambah motivasi kerja karyawan karena :
a.       Memiliki tingkat kebebasan dalam mengambil keputusan.
b.      Memiliki kompetensi berdasarkan berbagai keterampilan yang dibekali untuk melaksanakan tugas.
c.       Memperoleh perlakukan sebagai mitra kerja pimpinan dan manajemen.

Dampaknya adalah karyawan akan memberikan peningkatan pelayanan dan dukungan.  Dengan mendapat kepercayaan untuk mengambil keputusan, maka karyawan akan memiliki rasa percaya diri, sehingga melayani konsumen secara lebih baik sehingga menjamin kepuasan dan loyalitas konsumen.

Pemberdayaan karyawan dapat terwujud apabila karyawan memiliki kompetensi keterampilan yang dipersyaratkan pekerjaannya.  Kompetensi itu yang berfungsi sebagai landasan kepercayaan dan manajemen.  Untuk itu perlu lingkungan yang kondusif yaitu :
a.       Terdapat kepercayaan antara manajemen dengan karyawan.
b.      Terdapat komitmen karyawan atas visi, misi, core beliefs perusahaan.
c.       Kesediaan manajemen puncak untuk memberi wewenang untuk mengambil keputusan yang menjadi bidangnya.
d.      Kesediaan manajemen puncak untuk memberi wewenang ke pusat informasi
e.       Sistem pengharapan berbasis kinerja.

Dampak positif pemberdayaan karyawan :
a.       Organisasi lebih mendatar.
Melalui pendidikan, pelatihan, dan teknologi yang memadai, karyawan jadi berdaya.  Ini membuat biaya audit berkurang karena karyawan meningkat kompetensinya.
b.Arus informasi bergerak dari vertikal ke horizontal.
Karena akses informasi didapat, bawahan tidak harus mendapat informasi secara vertikal, sehingga bisa mengambil keputusan segera
c.       Tingkat kecepatan pengambilan keputusan.
Rantai komando dengan atasan tidak perlu lagi karena akses informasi dapat digunakan sehingga keputusan lebih cepat.
d.      Peningkatan komitmen karyawan untuk melakukan perbaikan kinerja.
Adanya perubahan orientasi karyawan ke arah perbaikan sistem sehingga dapat tingkatkan kinerja.  Ini karena karyawan bertambah semangatnya.
e.       Pergeseran dari organisasi bayaran ke organisasi bisnis.
Organisasi bayaran adalah apabila karyawan hanya menunggu perintah.  Organisasi bisnis karena karyawan telah diberdaya sehingga karyawan dilibatkan dalam keputusan bisnis sehingga merasa dihargai dan membuat karyawan mampu menggunakan informasi untuk mengambil keputusan.

Proses Pemberdayaan :
a.       Diawali tindakan menetapkan kompetensi dan kesiapan mental untuk maju dan berkembang.  Ini dengan melihat potensi SDM yang ada.
b.      Mengidentifikasi kompetensi bawahan yang dibutuhkan untuk penyelesaian tugas.  Ini agar atasan dapat memetakan posisi kompetensi tiap karyawan apakah belum sudah, atau sangat menguasai kompetensinya.
c.       Bila ada kompetensi yang belum dikuasai maka manajer perlu melakukan identifikasi berbagai kelemahannya. Dan adakan pelatihan.
d.      Jika memungkinkan berikan kenaikan jabatan atau pangkat.

Peningkatan Pemberdayaan.
Faktor-faktor yang meningkatkan pemberdayaan :
a.       Penghormatan.  Sikap menghormati adalah sikap menganggap, memandang, atau mempertimbangkan karyawan.
b.      Mengakui keberadaan karyawan.
c.       Penghargaan.
Berupa balas jasa tambahan atas agar karyawan merasa bernilai di hadapan atasan dan organisasinya.

Pandangan manajer terhadap karyawan yang berdaya :
a.       Tidak memandang karyawan sebagai beban.
b.      Menghargai pandangan karyawannya.
c.       Tidak meremehkan bawahannya.

Bantuan dari diri manajer terhadap peningkatan pemberdayaan karyawan :
a.       Berikan nasehat, saran untuk perbaikan.
b.      Dengarkan karyawan.
c.       Ubahlah tindakan bawahan dan bukan orangnya.
d.      Menunjukkan keteladanan agar diikuti.
e.       Jaga martabat dan harga diri karyawan.
f.       Libatkan kepentingan pibadi karyawan dalam pekerjaan.
g.      Berilah pujian.

Usaha pengembangan diri karyawan.
Karyawan harus berusaha mengembangkan diri dengan kesadaran dari dalam dan bukan diperintah.

1 komentar:

Poskan Komentar

 
;