Sistem Manajemen Operasi

Perkembangan sistem manajemen operasi dapat ditempuh dengan cara:

1. Menciptakan produk baru (product innovation).
2. Membeli hak cipta atau dengan mengadakan kontrak dengan pihak luar tentang penciptaan produk baru.
3. Mengembangkan produk yang sudah ada (product development).

Sistem, menurut Webster adalah kumpulan unsur yang secara teratur saling tergantung satu sama lain dan merupakan satu kesatuan. Kumpulan-kumpulan dalam sistem adalah faktor-faktor produksi yaitu man, money, material, method dan informasi yang dalam proses produksi tidak dapat dipisahkan satu sama lain, sehingga antara komponen yang satu dengan komponen yang lain saling terintegrasi untuk mencapai tujuan.

Di dalam manajemen sistem, kedudukan sistem produksi sejajar dengan sistem-sistem yang lain, yaitu keuangan, personalia, pemasaran, dan lingkungan. Sehingga dapat dikatakan bahwa sistem operasi adalah kumpulan kegiatan berupa perencanaan, pelaksanaan, pembatasan, pengendalian, serta pengambilan keputusan yang memungkinkan proses perubahan dari input menjadi output. 

Dengan demikian maka sifat sistem operasi dikategorikan sebagai: 
a) sifat sistem sederhana, seperti kincir air, 
b) sifat sistem yang rumit, seperti televisi, dan  
c) sifat sistem yang rumit sekali, seperti komputer.

Secara umum, sistem dibagi dua macam, yaitu: 
a) sistem deterministik, yaitu sistem yang operasinya dapat diramalkan secara pasti, misal pembuatan mobil, 
b) sistem probabilistik, yaitu sistem yang operasinya dapat diramalkan berdasar kemungkinan, misal cuaca.

Sedangkan macam sistem operasi dikategorikan menjadi dua, yaitu: 
a) sistem seri, yaitu terdapat dua sistem atau lebih yang salah satunya rnerupakan sistem yang lebih besar, b) sistem paralel, yaitu apabila  terdapat  beberapa  perusahaan  yang memproduksi barang yang sama sehingga  nampak  sebagai  suatu sistem yang besar.

Apabila mendalami lebih lanjut tentang sistem, maka sistem dapat dikatakan sebagai sekumpulan bagian yang mempunyai kaitan satu sama lain, yang secara bersama-sama beraksi menurut pola tertentu terhadap suatu input dengan tujuan menghasilkan output tertentu. Sistem dibagi menjadi sub-sub sistem. Setiap sub sistem saling terkait satu sama lain, sub-sub sistem dalam manajemen operasi dapat berupa input, output, perencanaan kualitas dan kuantitas, pengendalian, dan pengawasan, serta teknik. Apabila dalam suatu sistem, sub-sub sistem tidak saling terkait, maka tidak akan memberikan hasil yang optimal. 

Berikut ini digambarkan peranan dan arti penting kegiatan operasi dalam manajemen sistem:

Gambar 1. Peranan dan Arti Penting Kegiatan Operasi

Pada gambar di atas dapat kita lihat kedudukan manajemen operasi sebagai sub sistem sejajar dengan kegiatan perencanaan, pengawasan, dan fungsi manajemen yang lain, yaitu pemasaran, keuangan, dan personalia dalam menentukan kebijakan perusahaan untuk mencapai tujuan. Kegiatan operasi tidak dapat lepas dari pengaruh lingkungan. 

Proses pembuatan barang dan jasa memerlukan transformasi sumber daya menjadi barang dan jasa.  Semakin efisien perusahaan mampu melakukan transformasi, maka semakin produktif dan nilai yang ditambahkan pada barang dan jasa yang dihasilkan menjadi lebih tinggi.  Produktivitas (productivity) adalah perbandingan antara output (barang dan jasa) dibagi dengan input.  Tugas manajer operasi adalah meningkatkan perbandingan antara input dan output ini.  Meningkatkan produktivitas berarti meningkatkan efisiensi.

Peningkatan produktifitas dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu: 
1) Pengurangan input pada saat output konstan. 
2) Peningkatan output pada saat input konstan.  

Produksi adalah proses pembuatan barang dan jasa.  Produksi yang tinggi dapat mencerminkan bahwa lebih banyak orang yang bekerja dan tingkat ketenagakerjaan tinggi (tingkat pengangguran rendah), tetapi belum tentu mencerminkan tingginya produktivitas.  Hanya dengan peningkatan produktivitas, maka standar hidup dapat diperbaiki.  Lebih jauh lagi, hanya dengan peningkatan produktivitas inilah, tenaga kerja, pemodal, dan manajemen dapat menerima penghasilan yang lebih besar.  Jika tenaga kerja, modal dan manajemen meningkat tanpa disertai dengan meningkatnya produktifitas, maka harga akan menjadi mahal. Di lain pihak, harga dipaksa turun saat produktifitas meniingkat, karena lebih banyak produk dibuat, dengan sumber daya yang sama.

Dalam kajian lebih lanjut, sistem operasi dapat digambarkan sebagai berikut:

Gambar 2. Sistem Operasi

Gambar 2 menunjukkan sistem operasi meliputi perubahan fisik, proses pemindahan, proses penyimpanan,proses meminjamkan, dan inspeksi.  Sistem ekonomi menamnag nilai dengan mengubah input menjadi output.  Berdasar input yang ada, yaitu sumber daya manusia, manajer, mesin-mesin, alat-alat bahan baku, bahan pembantu, energi, bangunan, tanah, dan informasi proses operasi menghasilkan output berupa barang dan jasa. 

Setiap kegiatan ekonomi menghasiklan barang atau jasa.  Beberapa kriteria produk berupa jasa dapat dilihat sebagai berikut :

• Jasa biasanya tidak nyata, sedangkan barang bersifat nyata 
• Jasa biasanya diproduksi dan dikonsumsi secara langsung, tidak ada persediaan, 
• Jasa bersifat khas, bagi individu satu dengan yang lain akan berbeda, meskipun jenis jasanya sama, missal jasa potong rambut, 
• Jasa memiliki interaksi yang tinggi dengan pelanggan.  Jasa sulit distandardisasi, dibuat otomatis dan dibuat seefisien yang kita inginkan, karena interaksi pelanggan membutuhkan kekhususan, sehingga pelanggan bersedia membayar sejumlah harga tertentu.  Oleh karena itu, manajer operasi harus memastikan bahwa produk telah didesain sedemikian rupa, sehingga memberikan kekhasan tertentu sesuai dengan keinginan pelannggan. 
• Jasa memiliki definisi produk yang tidak konsisten. 
• Jasa sering berdasarkan pada pengetahuan, seperti jasa pendidikan, kesehatan, dan hokum, karena sulit dibuat otomatisasi 
• Jasa sering kali tersebar.  Penyebaran ini terjadi karena jasa biasanya diberikan kepada klien atau pelanggan melalui kantor setempat, took pengecer, atau bahkan panggilan ke rumah.

Sistem operasi bekerja berdasar partisipasi peianggan, yaitu pelanggan tidak hanya sekedar memakai atau membutuhkan output, tetapi juga ikut aktif berperan dalam menghasilkan barang dan jasa. Partisipasi pelanggan memberikan keuntungan sebagai berikut : 
a) menghemat tenaga kerja, 
b) membagi resiko kesalahan dengan pelanggan, 
c) pelanggan merasa lebih dihargai, ikut berperan serta dan lebih dipercaya. 

Umpan balik adalah informasi mengenai keadaan proses dan hasil operasi, misalnya setelah sebuah model motor dihasilkan, diketahui kelemahan sistem pengapiannya. Umpan balik ini digunakan sebagai dasar untuk rnemperbaiki proses dan hasilnya. Sedangkan umpan ke depan sudah dapat diketahui atau diperkirakan pengaruh saat hal yang sekarang belum terjadi, dengan kata lain informasi diperoleh sebelum terjadi kesalahan atau kekurangan.  Sebuah rangkaian umpan balik yang efektif dapat mengevaluasi kinerja proses apakah sesuai dengan rencana atau standar.  Rangkaian umpan balik ini juga mengevaluasi kepuasan pelanggan dan mengirimkan tanda bagi mereka yang mengendalikan input dan proses.
 Dalam proses operasi juga dipengaruhi oleh faktor lingkungan, yaitu keadaan diluar perusahaan yang ikut menentukan kelancaran proses dan kualitas output. Misalnya keadaan masyarakat, politik, ekonomi, dan sebagainya